Eine vollständige Dokumentation beschleunigt Verkauf und Prüfung:
Pflicht (meist): aktueller Grundbuchauszug, Kataster-/Situationsplan, Gebäudeversicherungsausweis, Bau-/Grundrisspläne mit Flächen, Renovations-/Sanierungsnachweise, allfälliger GEAK/Energieangaben, Nachweis über Heizsystem/Energie (Wärmepumpe, Fernwärme), Geräte-/Servicehefte (Heizung, Lift).
Für STWEG: STWEG-Reglement, Protokolle der letzten 2–3 Jahre, Budget/Jahresrechnung, Stand Erneuerungsfonds, Hausordnung, Aufstellung von Sonderrechten.
Für Renditeobjekte: Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen, Mieterlisten (Mietzins, Fläche, Beginn/Ende, Kautionen), Leerstandshistorie, Unterhaltskosten, Wartungsverträge.
Optional/verkaufsfördernd: aktuelle Fotodokumentation, 3D-Grundrisse, Drohnenaufnahmen (falls zulässig), Baurechts-/Dienstbarkeitenübersicht, BZO/Ausnützungsziffer, Gutachten (falls vorhanden).
Je früher diese Unterlagen vorliegen, desto schneller können Interessenten, Banken und das Notariat prüfen. In Schaffhausen lassen sich viele Basisdokumente über Grundbuchamt/Gebäudeversicherung beschaffen; in Zürich lohnt ein frühzeitiger Check der BZO/Ausnützungsreserven. Tipp: Ein digitaler Datenraum (geordnet nach Kategorien) minimiert Rückfragen und erhöht das Vertrauen der Käufer.